Cách Tạo và Quản Lý Quick Steps trên Microsoft Outlook

Outlook bao gồm tính năng Quick Steps cho phép bạn áp dụng nhiều hành động cho một thư bằng một cú nhấp chuột. Outlook bao gồm một số Quick Steps mặc định, nhưng bạn cũng có thể tạo bước của riêng mình (và xóa những bước mặc định nếu bạn không cần). Nếu bạn thường xuyên thực hiện cùng một nhóm hành động, việc tạo Quick Steps và gán phím nóng cho nó có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian. Đây là cách chúng hoạt động.

Các Quick Steps mặc định

Bạn có thể tìm thấy các Quick Step trên tab “Home” của Outlook. Khi mới bắt đầu, bạn sẽ thấy các Quick Step mặc định ở đó. Bạn có thể nhấp vào bất kỳ hành động nào trong số chúng để áp dụng các hành động đã bao gồm cho một thư đã chọn.

Các Quick Step mặc định bao gồm:

Move to ?: Mở một cửa sổ để bạn chọn một thư mục mà bạn muốn chuyển thư vào.
To Manager: Tạo bản sao chuyển tiếp của thư hiện được chọn có địa chỉ của người quản lý của bạn trong đó.
Team Email: Tạo một tin nhắn trống gửi đến các thành viên trong nhóm của bạn. (Nếu email của bạn được quản lý bởi chủ nhân của bạn thì tùy thuộc vào cách quản trị viên Exchange của bạn đã định cấu hình hộp thư của bạn, Outlook có thể đã biết người quản lý và thành viên nhóm của bạn là ai. Nếu không, bạn sẽ phải điền những thông tin này vào lần đầu tiên sử dụng các bước nhanh chóng.)
Done: Đánh dấu thư là đã đọc và hoàn thành, sau đó gửi thư đến một thư mục được chỉ định. Lần đầu tiên bạn sử dụng cái này, bạn sẽ chỉ định thư mục, nhưng từ đó trở đi Outlook sẽ ghi nhớ lựa chọn của bạn và gửi nó đến thư mục đó mỗi khi bạn sử dụng Bước nhanh.
Replay & Delete: Mở thư trả lời cho thư hiện được chọn và sau đó xóa thư hiện đang chọn sau khi bạn gửi trả lời.

Outlook chỉ hiển thị các Bước nhanh có sẵn. Ví dụ: nếu bạn chưa chọn thư, thì chỉ Bước nhanh “Team Email” được hiển thị vì các mặc định khác hoạt động trên thư hiện có.

Cách tạo một Quick Step

Để thêm một Quick Step mới, hãy nhấp vào tùy chọn “Create New” trong hộp Quick Steps.

Thao tác này sẽ mở ra một cửa sổ mới, nơi bạn có thể đặt tên cho bước nhanh của mình và chọn các hành động bạn muốn nó thực hiện.

Khi bạn nhấp vào menu thả xuống “Choose an Action”, bạn sẽ nhận được danh sách các hành động có thể thực hiện, mỗi hành động có thể cung cấp cho bạn các tùy chọn bổ sung để chọn.

Chúng tôi sẽ thêm hai hành động: một để di chuyển thư vào một thư mục và một để đánh dấu nó là đã đọc.

Chọn hành động “Move to folder” và chọn thư mục mà bạn muốn chuyển thư đến.

Tiếp theo, nhấp vào “Add Action” để thêm hành động thứ hai.

Chọn “Mark as read” từ menu thả xuống.

Theo tùy chọn, bạn có thể chọn một trong các phím tắt tích hợp sẵn và thêm một số văn bản sẽ được hiển thị khi bạn di chuột qua Quick Step bằng con trỏ.

Nhấp vào “Hoàn tất” và Quick Step mới của bạn sẽ xuất hiện trong hộp Quick Step trong Outlook. Nếu di chuột qua Quick Step, bạn sẽ thấy phím tắt bạn đã chọn và bất kỳ văn bản chú giải công cụ nào bạn đã nhập.

Bây giờ tất cả những gì bạn phải làm là chọn tin nhắn của mình và nhấp vào QuickStep mới (hoặc nhấn tổ hợp phím tắt) để áp dụng các hành động của nó.

Cách chỉnh sửa hoặc xóa QuickStep

Nếu bạn muốn chỉnh sửa hoặc xóa một Quick Step, hãy bấm vào mũi tên nhỏ ở dưới cùng bên phải của nhóm Quick Step trên Ruy-băng.

Thao tác này sẽ mở ra cửa sổ “Manage Quick Steps”.

Bạn cũng có thể thay đổi thứ tự các Quick Step của bạn xuất hiện trên Ruy-băng hoặc tạo một Quick Step mới.

Cuối cùng, có tùy chọn “Reset to Defaults”.

Việc chọn tùy chọn “Reset to Defaults” sẽ xóa mọi Quick Steps bạn đã tạo và tạo lại mọi Quick Steps mặc định mà bạn có thể đã xóa. Nó cũng xóa mọi thay đổi bạn đã thực hiện đối với các Quick Steps mặc định. Vì bạn không thể hoàn tác hành động này nên bạn sẽ được hiển thị một cảnh báo. Nhấp vào “Yes” để thực hiện thiết lập lại.

Bạn cũng có thể bỏ qua cửa sổ “Manage Quick Steps” cho các hành động Quick Steps riêng lẻ bằng cách nhấp chuột phải vào một Quick Steps trong ruy-băng. Thao tác này sẽ hiển thị menu ngữ cảnh nơi bạn có thể chỉnh sửa, sao chép hoặc xóa Quick Steps.