Outlook 2013 cho phép bạn gán danh mục cho nội dung và tùy chỉnh các danh mục cụ thể. Vì vậy, bạn có thể tạo thiết lập riêng cho mình để thuận tiện trong quá trình sử dụng. Sau đây là hướng dẫn chi tiêt từ Followeek.

Cách tùy chỉnh danh mục

Để tùy chỉnh danh mục của bạn, hãy nhấp vào nút “Categorize” và sau đó chọn “All Categories…” từ trình đơn thả xuống. Sử dụng hộp thoại này, bạn có thể tạo các danh mục mới, xóa các danh mục cũ, đổi tên, thay đổi màu sắc và gán các phím tắt.

Lưu ý trong ảnh chụp màn hình sau, cách chúng tôi đã gán “CTRL + F2” cho danh mục màu xanh lam.

Bây giờ, chẳng hạn, bạn có thể áp dụng các danh mục cho bất kỳ thứ gì bạn muốn. Lấy ví dụ ngớ ngẩn của chúng tôi bên dưới, chúng tôi có nhiệm vụ “live la vida loca” và chúng tôi đã đánh dấu nó bằng các danh mục Personal (tím) và Urgent (đỏ).

Hãy nhớ mẹo rất hữu ích này: sau khi bạn gán phím tắt cho các danh mục của mình và bạn đã cam kết các danh mục của mình vào bộ nhớ, chúng có thể thực hiện nhanh chóng việc sắp xếp thư, cuộc hẹn và các mục Outlook khác.

Ví dụ: đây là tiêu đề email từ một thư trong hộp thư đến của chúng tôi, chúng tôi đã đánh dấu nó bằng danh mục Công việc. Từ bây giờ, nếu chúng ta cần tìm kiếm thông báo cụ thể này, chúng ta có thể sử dụng danh mục để lọc ra các thông báo không liên quan.

Cũng xin lưu ý rằng bạn có thể nhanh chóng đánh dấu nhiệm vụ, email và các mục Outlook khác một cách nhanh chóng bằng danh mục mặc định, chẳng hạn như trong ảnh chụp màn hình sau. Ở đây, chúng tôi đã đánh dấu một số nhiệm vụ là URGENT chỉ bằng cách nhấp vào hộp nhỏ trong cột CATEGORIES.

 

Rõ ràng là các danh mục có thể rất hữu ích và chúng là một tính năng phần lớn chưa được báo trước trong Outlook. Học cách sử dụng chúng một cách hiệu quả và bạn sẽ có thể sắp xếp tất cả nội dung của mình trong các khu vực danh mục liên quan.

Tìm kiếm đơn giản trong Outlook

Hãy tóm tắt vấn đề này bằng cách nói ngắn gọn về việc tìm kiếm các mục trong Outlook. Chúng tôi muốn nói điều này chủ yếu áp dụng cho thư, nhưng tìm kiếm mở rộng trong toàn bộ ứng dụng. Khi bạn nhấp vào ngăn tìm kiếm, chẳng hạn như trong hộp thư đến (hoặc bất kỳ thư mục thư nào khác), Ribbon sẽ thay đổi để cung cấp cho bạn rất nhiều công cụ tìm kiếm.

Tại sao tất cả những thứ này ở đây? Đơn giản, bạn càng có nhiều cách tìm kiếm thư thì cơ hội tìm thấy thư của bạn càng cao. Xem ở đây trong ảnh chụp màn hình sau, chúng tôi nhấp vào nút “Subject” và chúng tôi có thể điền vào khoảng trống thích hợp với những gì chúng tôi muốn chủ đề chứa. Trong trường hợp này, chúng tôi muốn tìm bất kỳ chủ đề nào liên quan đến “Work”.

Lưu ý, kết quả bật lên thực sự là Công việc, điều này thể hiện cách Outlook trả về kết quả tìm kiếm từ mọi thứ mà nó lưu trữ.

Nếu việc tối đa hóa các kỹ năng tìm kiếm của bạn trong Outlook khiến bạn quan tâm, bạn có thể nhanh chóng vượt qua sự lộn xộn bằng cách dành một chút thời gian và thử các tùy chọn của dải băng Tìm kiếm. Hãy nhớ rằng nếu kết quả của bạn quá rộng và đa dạng, bạn luôn có thể tinh chỉnh phạm vi của mình bằng cách sử dụng các công cụ Scope có tiêu đề thích hợp.

Cuối cùng, nếu bạn cảm thấy cần có quyền lực và quyền kiểm soát cuối cùng đối với việc tìm kiếm, hãy thử sử dụng biểu mẫu Advanced Find được tìm thấy bằng cách nhấp vào nút “Search Tools” trong phần Options.

Sử dụng biểu mẫu Advanced Find là cách tốt nhất, không vô nghĩa để tìm kiếm trong Outlook, nhưng bất kỳ phương pháp nào bạn sử dụng, chúng tôi chắc chắn rằng bạn sẽ tìm ra cách tìm thấy nội dung của mình ngay lập tức.

Tùy chọn tìm kiếm

Outlook hoạt động với Windows Search, mà chúng tôi đã viết một loạt bài cách đây ít lâu. Các tùy chọn này ảnh hưởng đến cách các mục được tìm kiếm cả trong Windows và trong Outlook.

Lưu ý, nếu bạn nhấp vào “Indexing Options…”, bạn sẽ mở bảng Indexing Options, nơi bạn có thể điều chỉnh cách hoặc liệu Outlook có được lập chỉ mục bởi trình chỉ mục của Windows Search hay không. Phần còn lại của các tùy chọn này chủ yếu giải quyết các kết quả tìm kiếm, chẳng hạn như cách chúng được hiển thị và từ nơi kết quả được hiển thị.

Hy vọng rằng bài viết này đã giúp ích được cho bạn! Followeek chúc bạn một ngày mới tốt lành.